In de Wet op Identificatieplicht staat dat een werkgever verplicht is om de identiteit van alle bij hem in dienst zijnde werknemers te contoleren en een kopie van een geldig identiteitsbewijs (ID-bewijs) te maken en te bewaren. Ook als u vreemdelingen inhuurt, zoals uitzendkrachten of personeel van een onderaannemer (bijvoorbeeld voor catering, schoonmaak of beveiliging) bent u verplicht naar dit identiteitsbewijs te vragen en hier een kopie van de maken en te bewaren. Het is overigens aan te bevelen bij uitzendkrachten of ingehuurd personeel in alle gevallen om een identiteitsbewijs te vragen. Dit kan de duur van mogelijke controles door de bevoegde instanties drastisch bekorten.
Bij indiensttreding gelden als ID-bewijs:
- Geldig Nederlands nationaal paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
- Vluchtelingen- of vreemdelingenpaspoort
- Diplomatiek paspoort of dienstpaspoort
- Geldig paspoort of geldige Europese identiteitskaart van één van de EER-landen
- Geldig paspoort van een land van buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen
- Geldige verblijfsdocumenten voor vreemdelingen, namelijk:
o document I (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, regulier)
o document II (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, regulier)
o document III (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, asiel)
o document IV (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, asiel)
o EU/EER-document (verblijfsdocument voor vreemdelingen uit de EER en hun gezinsleden)
o W-document (document voor asielzoekers)
Voor al deze documenten geldt dat de geldigheidstermijn niet verstreken mag zijn. Let wel, een kopie van een rijbewijs is voor de werkgever niet voldoende.
Vraag nieuwe medewerkers bij indiensttreding altijd om een geldig ID-bewijs. U controleert dit en maakt zelf een kopie van het legitimatiebewijs en neemt dit op in uw administratie, evenals het nummer en het soort bewijs. Op deze manier kunt u tijdens controles de gevraagde gegevens leveren. De bewaartijd van deze gegevens is tot vijf jaar na einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is geëindigd. Zonder dat u in het bezit bent van een (kopie van) een geldig ID-bewijs mag u iemand niet aan het werk zetten. Vergeet dit niet, want de sancties zijn hoog.
Informeer ook uw werknemers over de controlemogelijkheden en wijs hen op hun verantwoordelijkheid zich te kunnen legitimeren. Dit geldt ook voor uitzendkrachten. Gaat het om vreemdelingen, dan dient u zich op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen bij het uitzendbureau ervan te vergewissen dat er een tewerkstellingsvergunning is afgegeven. Sinds 1 januari 2005 is de bestuurlijke boete ingevoerd in de Wet Arbeid Vreemdelingen (Wav). De Arbeidsinspectie krijgt hiermee de mogelijkheid om een werkgever een boete op te leggen als deze vreemdelingen zonder de vereiste tewerkstellingsvergunning in dienst heeft, of als de administratie van de werkgever niet in orde is. Deze boete kan oplopen tot € 8.000 per illegaal werkende werknemer.
De Belastingdienst, de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (I-SZW), of de Vreemdelingendienst van de politie kunnen bij controles op de werkplek iedereen vragen zich te identificeren. Alle werknemers moeten dan ook een identificatiebewijs kunnen tonen als ze aan het werk zijn. In dit geval is ook het rijbewijs een geldig identificatiebewijs. U moet uw werknemers in de gelegenheid stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. Dit kan inhouden dat zij tijdelijk de werkplek moeten verlaten om bijvoorbeeld elders in uw bedrijf het document te kunnen pakken. In uw organisatie moet u maatregelen en voorzieningen treffen voor het bewaren van de identiteitsbewijzen van uw werknemers. U kunt daarbij denken aan kluisjes.