De werkgever is verplicht op grond van art. 7:626 BW bij de loonbetaling een schriftelijke specificatie te verstrekken van het loonbedrag, de bedragen waaruit het loon is samengesteld, de bedragen die op het loon zijn ingehouden en het bedrag van het loon over dezelfde periode waarop een persoon van dezelfde leeftijd recht heeft op grond van de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag.

In ieder geval dienen op het loonstrookje te staan:

• het totale brutoloon
• eventueel spaarloon 
• de samenstelling van dit bedrag, bijvoorbeeld: basisloon, overwerktoeslagen, de toeslag voor bijzondere uren 
• de inhoudingen op het loon: loonbelasting, premies sociale verzekeringen, pensioenpremie 
• het wettelijk minimumloon waarop deze werknemer recht heeft 
• de naam van de werkgever 
• de naam van de werknemer 
• de termijn waarop de uitbetaling betrekking heeft 
• de overeengekomen arbeidsduur 

Deze verplichting is beperkt tot de momenten waarop zich een wijziging, in één of meer onderdelen waaruit het loon is samengesteld, voordoet. Voorbeelden van deze wijzigingen zijn een verandering van brutoloon, wijzigingen van premiepercentage(s), de uitbetaling van een eenmalige toeslag, een tariefgroepwijziging of juist het vervallen van een toeslag.
In de praktijk blijkt, dat inmiddels vrijwel iedere loonbetaling door middel van een loonstrookje aan de werknemers gespecificeerd wordt. Voor u als werkgever heeft dit als voordeel dat u kunt bewijzen dat u de van toepassing zijnde toeslagen heeft uitbetaald en over de juiste gegevens beschikt indien er een discussie ontstaat of er al dan niet sprake is van een arbeidsovereenkomst en de omvang daarvan.

De Belastingdienst is verantwoordelijk voor de heffing en inning van loonbelasting / premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. U dient als werkgever de volgende bedragen op het loon in te houden: loonbelasting, premies volks- en werknemersverzekering en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (ZVW) Na inhouding draagt u deze af aan de belastingdienst. Dit doet u per loontijdvak middels een gecombineerde aanslag loonbelasting / premies. De exacte aangifte- en betaaldata staan vermeld in de aangiftebrief loonheffingen. Sinds 1 januari 2005 hanteren de Belastingdienst en het UWV een uniform loonbegrip voor de loonbelasting/volksverzekeringen en de werknemersverzekeringen, met het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen als uitgangspunt. Dit uitgangspunt geldt vanaf 1 januari 2006 voor alle loonheffingen, dus ook voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Toch zijn er wel uitzonderingen op het uniforme loonbegrip. Voor de uitzonderingen kunt u de Belastingdienst raadplegen danwel het Vakcentrum.
Jaarlijks in november krijgt u een uitnodiging van de Belastingdienst om aangifte te doen. Dit is de ‘Aangiftebrief Loonheffingen’. Hierin staan de aangiftetijdvakken voor het komende jaar en de uiterste aangifte- en betaaldata. U moet de aangifte op tijd inzenden (vanaf 1 januari 2006 verplicht elektronisch) en de loonheffingen ook op tijd betalen. Als u niet op tijd en niet op de juiste wijze aangifte doet, of als u fouten in de aangifte niet op tijd of niet op de juiste wijze corrigeert, kunt u een naheffingsaanslag en/of een boete opgelegd krijgen.
Als u te weinig loonheffingen heeft betaald, vordert de Belastingdienst de te weinig betaalde bedragen. Soms kunnen daarbij ook anderen dan u aansprakelijk worden gesteld voor de door u verschuldigde bedragen.

69