HR-beleid: manier van communiceren aanpassen aan de tijd

Europa Have exploiteert 25 Albert Heijn-­winkels en 12 Gall & Gall winkels. In totaal zijn er zo’n 3.600 medewerkers in dienst. De winkels zijn kris kras door Nederland te vinden, met een concentratie in Gelderland. Het HR-beleid wordt door Anne uitgevoerd. Ze wordt ondersteund door medewerkers op de salarisadministratie.

Anne heeft dagelijks contact met collega’s in het land, vooral winkelmanagement en operationeel management. Maar ook met ­ARBO-bedrijfsartsen en de zieke medewerkers die ze begeleidt. Naast de praktische zaken werkt Anne aan beleidsmatige zaken. “Op dit moment zijn we onder meer bezig met het bijstellen van arbeidsovereenkomsten naar de huidige tijd. Veel formats zijn jaren oud. Zo willen we een ‘fietsplan’ integreren en zijn we de huisregels aan het updaten.”

“Een ander belangrijk aspect hierbij - en sowieso in mijn vak - is communicatie. Zeker omdat we heel veel jonge mensen in dienst hebben, moeten we in begrijpelijke taal praten. Dat is echt iets van deze tijd. Zo willen we jonge mensen met ‘je’ aanspreken. Geen afstand creëren door ’u’. Deze aanspreekvorm staat nog in veel bestaande documenten. In tekst willen we een heldere uitleg van zaken geven over de CAO en arbeidsvoorwaarden. Uiteindelijk moeten we de onderneming aanpassen aan de huidige tijd, het HR-beleid dus ook. Duidelijkheid en transparantie zijn daarbij van essentieel belang.”

Interne vertrouwenspersoon

In juni heeft Anne de cursus Interne ­Vertrouwenspersoon bij het Vakcentrum gevolgd. “De reden om de cursus te volgen voor mij was alle rumoer rond grensoverschrijdend gedrag zoals bij The Voice. Ik wilde me graag verdiepen in de functie van vertrouwenspersoon. Als organisatie beseften we dat het belangrijk is dat onze medewerkers zich prettig en veilig moeten voelen. Je wilt graag ongewenst gedrag en niet integer handelen voorkomen en mensen voorlichten. Tevens wil je – indien dat nodig is – een luisterend oor bieden aan medewerkers. We hadden een externe vertrouwenspersoon, maar wilden dit graag intern onderbrengen.”
Anne is nu nog de enige vertrouwenspersoon in de organisatie, maar er volgen nog enkele andere collega’s die zich voor de cursus zullen inschrijven. “Het is nodig dat mensen een keuze kunnen hebben bij wie ze eventueel iets willen aankaarten”, aldus Anne.

Leermomenten

Tijdens de cursus heeft Anne veel geleerd. “Ik heb er veel aan gehad en vond het erg inspirerend. Sowieso omdat je met collega’s uit dezelfde branche cases kon bespreken. Hoe pak je zaken aan? Dat vond ik echt fijn. Vooraf dacht ik dat je als vertrouwenspersoon vooral ook oplossingen moet bieden, maar dat is niet het geval. De medewerker zoekt zelf naar een oplossing en als vertrouwenspersoon sta je de medewerker daarin bij.”
Een ander leerpunt was dat haar eigen houding grote invloed heeft op degene met wie je spreekt. “Het bewustzijn dat je houding een bepalende rol kan zijn in de wending van het gesprek. Dat vond ik echt een eyeopener, zeker omdat we met oefensessies werkten. Fysiek gedrag heeft een groot effect bij het houden van een gesprek. Dat heb ik me nooit zo gerealiseerd.”

Intervisiegroep

Met de andere deelnemers van de cursus vormt ze een intervisiegroep. Dat is afgesproken tijdens de cursus. We kunnen elkaar ook bellen als we met specifieke vragen zitten en even willen sparren. Ons voornemen is om in elk geval één keer per jaar fysiek bij elkaar te komen. Ik ben echt heel tevreden over de inhoud van de cursus. Ondanks dat ik vier dagen vrij moest maken om naar Woerden te gaan, was het de moeite dubbel en dwars waard.”

De cursus Interne Vertrouwenspersoon wordt voor leden van het Vakcentrum gratis ­aangeboden. Kijk voor de data en aanmelden op www.vakcentrum.nl/agenda.