Het is van groot belang om interne fraude te voorkomen. Maar hoe kunt u er zeker van zijn dat een sollicitant net zo eerlijk is als hij/zij lijkt? Het Vakcentrum biedt de gelegenheid om kosteloos het verleden van potentiële medewerkers te controleren. Door gebruik te maken van het Waarschuwingsregister Detailhandel, krijgt u inzicht in de achtergrond van de persoon die u overweegt aan te nemen. Deelname aan het Waarschuwingsregister is veilig, verantwoord en eenvoudig.
Een aangesloten winkelbedrijf heeft de mogelijkheid in dit register te verifiëren of een sollicitant eerder betrokken is geweest bij fraudeactiviteiten . Daarnaast kan de deelnemer onder bepaalde voorwaarden ook een voormalige medewerker op het Waarschuwingsregister plaatsen.
Iedere ondernemer in de detailhandel kan zich aansluiten bij het Waarschuwingsregister via het zogenaamde Brancheloket, dat wordt gefaciliteerd door het Vakcentrum. Het Vakcentrum biedt uitgebreide informatie en begeleiding aan ondernemers die willen deelnemen aan het Waarschuwingsregister.
Aanmelden
U kunt zich aanmelden door het invullen van het digitale aanmeldingsformulier . Na aanmelding krijgt u (digitaal) een Toetredingsverklaring toegestuurd. U dient die in te vullen om van het Waarschuwingsregister gebruik te kunnen maken.
Deelname aan het Waarschuwingsregister is niet alleen gratis maar ook veilig, verantwoord en vooral makkelijk. Heeft u een bevestiging ontvangen van uw toetredingsformulier? Lees dan hieronder hoe u sollicitanten kan screenen of juist een (ex-)medewerker op laat nemen in het waarschuwingsregister.
Waarschuwingsregister in de praktijk
U heeft de ‘Toetredingsverklaring Waarschuwingsregister’ ondertekend en geüpload. Deze wordt vervolgens controleert door het Vakcentrum waarna uw account wordt geactiveerd. Via het Waarschuwingsregister wordt uw bedrijf aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zodra u van de AP akkoord heeft ontvangen, kunt u gebruik maken van het Waarschuwingsregister om te controleren of een sollicitant op de lijst staat. Ook kunt u een ex-medewerker, na aangifte en ontslag, laten opnemen in het Waarschuwingsregister.
Voorbereiding
Het doel van het Waarschuwingsregister is het voorkomen van (interne) winkelcriminaliteit. Deze preventie vindt al plaats door medewerkers en sollicitanten te informeren over uw deelname aan het Waarschuwingsregister. Indien er een ondernemingsraad (OR) aanwezig is, dan moet de OR u vooraf toestemming geven voor deelname. Deelname aan het Waarschuwingsregister moet ook worden vermeld in het huishoudelijk reglement.
Sollicitanten screenen
Het is mogelijk om sollicitanten die u wilt screenen digitaal aan te melden. Inloggen kan op www.fadbrancheloket.nl.
Fraudeur aanmelden
Wilt u een ex-medewerker aanmelden voor het Waarschuwingsregister? Zorg dat u alle informatie verzamelt die hiervoor nodig is. De volgende stukken moet u uploaden:
• Het bewijs van ontslag / beëindiging dienstverband;
• Een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker;
• Proportionaliteitstoets (argumentatie voor de totstandkoming voor een opname van 2 of 4 jaar in het Waarschuwingsregister);
• Een kopie van de brief aan de ex-medewerker, waarin de registratie is vermeld en zaken als klachtrecht zijn vernoemd (zie onderstaande voorbeeld).
Checklist per opname in incidenten- en/of waarschuwingsregister
Mededeling bij opname in het Waarschuwingsregister
Bij het aanmelden van een fraudeur voor het Waarschuwingsregister is het niet meer nodig dat u zelf aangifte doet bij de politie. Die taak neemt het Waarschuwingsregister over. Op basis van de aangeleverde informatie wordt namens de ondernemer aangifte gedaan bij de politie.