Waarschuwingsregister Detailhandel (screening sollicitanten)

Natuurlijk wilt u interne fraude zoveel mogelijk voorkomen. Maar hoe weet u of een sollicitant ook zo eerlijk is als hij/zij doet voorkomen? Het Vakcentrum biedt u de mogelijkheid het verleden van potentiële medewerkers gratis te checken. Door het Waarschuwingsregister Detailhandel te raadplegen, weet u wie u in huis haalt. De gratis deelname aan het Waarschuwingsregister is veilig, verantwoord en vooral makkelijk.

In het register kan het aangesloten winkelbedrijf nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is bij een ander deelnemend winkelbedrijf. Ook kan de deelnemer zelf een ex-medewerker onder voorwaarden plaatsen op het Waarschuwingsregister.

Mkb-ondernemers in de detailhandel sluiten aan via het zogenoemde Brancheloket, die rol vervult het Vakcentrum. Het Vakcentrum zorgt voor alle informatie aan en begeleiding van mkb-ondernemers die willen deelnemen aan het Waarschuwingsregister.

Aanmelden

U kunt zich aanmelden door het invullen van het digitale aanmeldingsformulier.

Na het doorlopen van de aanmelding krijgt u (digitaal) de zogenoemde Toetredingsverklaring toegestuurd. U dient die in te vullen om van het Waarschuwingsregister gebruik te kunnen maken.

De gratis deelname aan het Waarschuwingsregister is veilig, verantwoord en vooral makkelijk. Heeft u een bevestiging ontvangen van uw toetredingsformulier? Lees dan hieronder hoe u sollicitanten kan screenen of een (ex-)medewerker op laat nemen in het waarschuwingsregister.

Waarschuwingsregister in de praktijk

U heeft de ‘Toetredingsverklaring Waarschuwingsregister’ ondertekend en geupload. Deze wordt vervolgens controleerd door het Vakcentrum en het account wordt voor u geactiveerd. Via het Waarschuwingsregister wordt uw bedrijf aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zodra u van de AP akkoord heeft ontvangen kunt u gebruik maken van het Waarschuwingsregister om te controleren of een sollicitant op de lijst staat. Ook kunt u een ex-medewerker – na aangifte en ontslag – laten opnemen in het Waarschuwingsregister.

De voorbereiding

Het doel van het Waarschuwingsregister is het voorkomen van winkelcriminaliteit. Deze preventie vindt al plaats door medewerkers en sollicitanten te informeren over de deelname aan het Waarschuwingsregister. Indien er een ondernemingsraad (OR) aanwezig is, dan heeft uw OR u vooraf toestemming moeten geven voor deelname. Deelname aan het Waarschuwingsregister moet ook worden vermeld in de huisregels. Hieronder staan een aantal voorbeelddocumenten.

Sollicitanten screenen

Het is mogelijk om sollicitanten die u wilt laten screenen digitaal aan te melden. Inloggen kan op www.fadbrancheloket.nl.

Fraudeur aanmelden

Wilt u een ex-medewerker aanmelden voor het waarschuwingsregister dan vraagt dat vanzelfspreken uiterste zorgvuldigheid.

De volgende stukken moet u online uploaden:

het bewijs van ontslag / beëindiging dienstverband;
een kopie van het identiteitsbewijs;
proportionaliteitstoets (argumentatie voor de totstandkoming voor een opname van 2 of 4 jaar in het Waarschuwingsregister);
een kopie van de brief aan de ex-medewerker, waarin de registratie is vermeld en zaken als klachtrecht zijn vernoemd (zie onderstaande voorbeeld).
Checklist per opname in incidenten- en/of waarschuwingsregister
Mededeling bij opname in het Waarschuwingsregister

Jaarverslag FAD 2021

Wilt meer weten over het Waarschuwingsregister of de stichting Fraude Aanpak Detailhandel, lees dan het jaarverslag (pdf download).

27-10-2022

Waarschuwingsregister doet aangifte bij de politie, dat scheelt tijd en moeite

Bij het aanmelden van een fraudeur voor het Waarschuwingsregister is het niet meer nodig dat de ondernemer zelf aangifte doet bij de politie. Die taak neemt het Waarschuwingsregister over. Op basis van de aangeleverde informatie wordt namens de ondernemer aangifte gedaan bij de politie. Dat scheelt tijd en moeite.

Deelname zo eenvoudig mogelijk

De stichting FAD (Fraude Aanpak Detailhandel) streeft ernaar de deelname aan het Waarschuwingsregister zo eenvoudig mogelijk te maken. Door bijvoorbeeld namens u aangifte te doen bij de politie. De stichting verstrekt alle deelnemers ook een handig boekje met tal van voorbeeldformulieren en brieven.
Het Vakcentrum is een zogenoemd Brancheloket. Dat betekent dat mkb-winkeliers zich via het Vakcentrum kunnen aanmelden. Het Vakcentrum neemt ook een aantal administratieve verplichtingen over van de mkb-bedrijven. Ook zo blijft het gebruik van het Waarschuwingsregister zo eenvoudig mogelijk. Het Vakcentrum heeft zitting in het bestuur van de Stichting Fraude Aanpak Detailhandel die het register beheert.

Je kunt kandidaten wel voor de kop kijken, maar niet erin

Koen van Dijk van Hout-doe, met winkels in Schijndel, Den Bosch en Utrecht-Leidsche Rijn, meldde zich aan voor het Waarschuwingsregister Detailhandel. Dat had in eerste instantie een praktische reden. Van Dijk zat lange tijd ziek thuis en moest op afstand personeel aansturen voor de nieuwe winkel die hij drie jaar geleden in Utrecht-Leidsche Rijn opende. De sollicitatiegesprekken voerde hij nog zelf, daarna moest hij op goed vertrouwen de zaak aan de nieuwe medewerkers overlaten. Dat liep niet altijd goed. Een van de medewerkers had een gameverslaving en werd op staande voet ontslagen. Van Dijk: “Je kunt kandidaten wel ‘voor de kop kijken, maar niet erin’.”

Het was voor Van Dijk reden zich aan te melden voor het Waarschuwingsregister Detailhandel.