Voorbereiding op stroomuitval

De gevolgen van stroomuitval liggen voor de hand. Alle elektrische installaties stoppen er mee. Of het nu gaat om de elektrische deuren, de kassa, het pinapparaat, de verlichting, de koeling etc. In deze nieuwsbrief een aantal adviezen om u voor te bereiden op stroomuitval.

Tip 1. Maak een rondje door uw bedrijf en kijk welke apparaten direct getroffen worden door een stroomstoring. Kijk dan ook of u voorzorgen kunt treffen. Is het mogelijk om de deuren handmatig te sluiten?

Hieronder werken we diverse facetten van de bedrijfsvoering uit. Niet alle tips zijn voor u van toepassing. Maar wel:

Tip 2. Zorg voor papieren back-up. Heeft u telefoonlijsten, bestellijsten etc op papier?

 

Checklist voorbereiden op stroomuitval

1. Toegang en beveiliging 

·        Kijk bij elektrische deuren en rolluiken hoe die handmatig te openen of te sluiten zijn. Zeker in geval van paniek is het zaak dat u snel kunt afsluiten.

·        Installeer noodverlichting op batterijen of zonne-energie voor veiligheid in het pand.

·        Controleer of uw alarmsysteem een back-up heeft op batterijen. Zo niet, overweeg een tijdelijke fysieke beveiliging (bijvoorbeeld extra sloten of een nachtwaker).

·        Maak afspraken met andere ondernemers in de straat of het winkelcentrum over gezamenlijke beveiliging tijdens langdurige uitval.

·        Overweeg een maximaal aankoopbedrag voor uw klanten, zodat u hamsteren voorkomt en meer klanten tevreden kunt stellen.

2. Koeling en Voorraadbeheer (indien van toepassing)

·        Maak een plan voor het snel verwerken of weggeven van bederfelijke producten bij uitval, zodat u verliezen beperkt.

·        Begin bij uitval direct met het consumeren of verwerken van producten uit de koeling voordat u uw noodvoorraad aanspreekt.

·        Kijk of u in de buurt een noodstroomvoorziening zoals een aggregaat of batterij kunt huren, vooral als je werkt met bederfelijke waar zoals in een supermarkt of foodspecialiteitenwinkel. Maak eventueel al afspraken zodat u in nood ook verzekerd bent van een noodstroomvoorziening.

·        Beperk het gebruik van noodstroom tot de meest essentiële apparaten, zoals koelingen en vriezers. Test deze voorzieningen regelmatig.

3. Kassa’s en Betalingen

·        Zorg voor een noodprocedure voor betalingen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een handgeschreven kassabon en het accepteren van contant geld of een machtiging, omdat pinnen en digitaal betalen niet mogelijk zijn

·        Houd voldoende wisselgeld in de winkel.

·        Meer contant geld in huis kan ook van invloed zijn op uw verzekering. Bespreek dat met uw verzekeringsadviseur.

4. Communicatie

·        Houd er rekening mee dat u niet mee kunt printen. Posters met aanwijzingen en mededelingen moet u dus al klaar hebben liggen. Net als de diverse lijsten die we noemen.

·        Zorg voor een radio op batterijen of een opwindbare radio om op de hoogte te blijven van overheidsinformatie

·        Leg een papieren lijst aan met noodcontacten van personeel, leveranciers en belangrijke klanten en de diverse hulpdiensten

·        Beperk het gebruik van mobiele telefoons om batterij te sparen en netwerkoverbelasting te voorkomen

5. Data en Bedrijfscontinuïteit

·         Sla belangrijke data offline op zodat u er zonder internet bij kunt

·         Breng kritieke processen in kaart en train personeel op handmatige alternatieven voor digitale systemen.

6. Personeel

·         Houd er rekening mee dat medewerkers wegvallen omdat ook scholen en de kinderopvang moet sluiten. Kijk of medewerkers onderling regelingen kunnen treffen.

·         Het reizen van en naar het werk kan lastig worden. Wie zijn er dichtbij beschikbaar om eventueel te komen helpen?

·        Maak afspraken over thuiswerken of tijdelijke sluiting als de winkel niet toegankelijk is.

7. Noodpakket en Voorzieningen

·        Zorg niet alleen thuis maar ook op de zaak voor een noodpakket met eten, water, zaklampen, batterijen, powerbanks, EHBO-kit en eventueel een campingbrander.

·        Houd rekening met de mogelijkheid dat ook waterdruk kan wegvallen bij langdurige uitval; sla dus voldoende drinkwater op

8. Risico’s en Verzekering

·        Controleer je verzekering op dekking voor schade door stroomuitval, zoals bederf van voorraad of omzetverlies.

·         Controleer de dekking voor het contante geld dat u in huis hebt.

·         Test en train je crisisprotocollen regelmatig.