Het belang van de (schriftelijke) waarschuwing
We ontvangen veel vragen van werkgevers die per direct afscheid willen nemen van werknemers in verband met ongewenst gedrag. Vaak blijkt dat in het verleden al meerdere malen (al dan niet hetzelfde) ongewenst gedrag is vertoond zonder dat hiervoor een schriftelijke waarschuwing is gegeven. Door het geven van een schriftelijke waarschuwing maakt u duidelijk dat dit gedrag ongewenst is en voorkomt u mogelijk herhaling hiervan. Afhankelijk van de ernst van het ongewenste gedrag, al dan niet in combinatie met bijvoorbeeld disfunctioneren, kan een verstrekte schriftelijke waarschuwing een rol spelen bij (de voorwaarden van) een afscheid van de werknemer.
Als de ernst van het ongewenste gedrag onvoldoende is voor ontslag op staande voet, of als u ervoor kiest om geen ontslag op staande voet te geven, dan kunt u een schriftelijke waarschuwing geven. In een persoonlijk gesprek met uw werknemer confronteert u (met 2 personen namens werkgever) de werknemer met het ongewenste gedrag en vraagt of werknemer de noodzaak van de regel begrijpt en het belang van het volgen ervan.
Na afloop van het gesprek stelt u een schriftelijke waarschuwing op waarin u concreet (zonder wollig taalgebruik) en enkel op basis van de feiten weergeeft welk ongewenst gedrag de werknemer heeft vertoond, wanneer hij dat heeft vertoond en wanneer de betreffende werknemer hiervoor eventueel eerder al (mondeling) is gewaarschuwd.
In de brief vermeldt u ook of de werknemer de gedraging in het gesprek heeft erkend en de noodzaak van de regel en het volgen hiervan begrijpt.
Bovendien wijst u nogmaals op de geldende regels (zoals het huishoudelijk reglement) en op mogelijke consequenties voor de voortzetting van de arbeidsovereenkomst als de werknemer nogmaals de regels overtreedt. Deze brief stuurt u per aangetekende post en per e-mail aan de werknemer of laat u ondertekenen door de werknemer. Uiteraard houdt u de vinger aan de pols om herhaling van het ongewenste gedrag te voorkomen.
Het is heel belangrijk om een goed huishoudelijk reglement te hebben waarin de regels binnen uw bedrijf duidelijk worden weergegeven, zodat u bij ongewenst gedrag van uw werknemer simpelweg hiernaar kunt verwijzen. Wij zien helaas vaak dat er geen huishoudelijk reglement is of dat het niet wordt gebruikt. Toch staan daar alle instructies, normen en waarden in die algemeen in uw winkel gelden. Hoe handhaaf je die als je er niet op toe ziet dat iedereen die regels kent en ook naleeft? Het reageren op een overtreding van zo’n regel is dan veel makkelijker. Het is natuurlijk zo dat bij het waarderen van de overtreding en het toepassen van een sanctie altijd rekening moet worden gehouden met de omstandigheden. Zo kan 5 minuten te laat komen in de ene situatie ernstiger zijn dan in een andere situatie, of overtreding van een regel voor een leidinggevende zwaarder wegen dan voor een vakkenvuller.
U kunt gebruik maken van ons model huishoudelijk reglement. Kijk op www.vakcentrum.nl/huishoudelijkreglement. In overleg kunnen wij ons model aanpassen aan uw specifieke wensen.
Heeft u hierover vragen of over andere bedrijfsjuridische of bedrijfseconomische onderwerpen? Neem dan contact op met Vakcentrum Bedrijfsadvies via:
(0348) 41 97 71 of advies@vakcentrum.nl.