Online informatie opzoeken over sollicitanten: wat is toegestaan?
Social media in sollicitatieprocedures
Het komt regelmatig voor dat werkgevers of hr-medewerkers, na ontvangst van een cv, online op zoek gaan naar aanvullende informatie over een sollicitant. Een snelle zoekopdracht via Google of een blik op sociale media kan een vollediger beeld geven. Toch gelden er duidelijke regels voor dit soort handelingen.
Inzichten vanuit de AVG
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het niet toegestaan om zonder geldige grondslag persoonsgegevens van sollicitanten te verzamelen via internet. De beschikbaarheid van informatie op openbare platforms betekent niet automatisch dat deze ook zonder meer gebruikt mag worden. Nieuwsgierigheid alleen vormt geen rechtsgeldige reden.
Ook tijdens een sollicitatieprocedure geldt de verplichting om zorgvuldig en rechtmatig met persoonsgegevens om te gaan. Online-onderzoek naar kandidaten valt binnen dit kader.
Wat mag wel en wat niet?
Het opzoeken van informatie op zakelijke platforms, zoals LinkedIn, wordt doorgaans als toelaatbaar beschouwd. Deze informatie is relevant voor een professionele beoordeling van een kandidaat. Het raadplegen van privékanalen zoals Instagram of het bekijken van persoonlijke uitlatingen op sociale media over onderwerpen als religie of politieke voorkeur, is daarentegen niet toegestaan zonder specifieke rechtvaardiging.
Transparantie is een vereiste
Wanneer online informatie onderdeel uitmaakt van de beoordeling, moet dit vooraf kenbaar worden gemaakt aan de sollicitant. Idealiter gebeurt dit in de vacaturetekst of tijdens een eerste kennismakingsgesprek. Daarnaast moet een sollicitant de gelegenheid krijgen om context of toelichting te geven op gevonden informatie. Transparantie en eerlijkheid vormen hierbij het uitgangspunt.
Screening van referenties en diploma’s
Het verifiëren van diploma’s of referenties – ook wel screening genoemd – is in sommige sectoren zelfs wettelijk verplicht. Dit geldt onder meer voor functies in de kinderopvang of bij financiële instellingen. Ook in dergelijke gevallen blijft voorafgaande informatieverstrekking richting de sollicitant essentieel.
Aanbeveling: leg het beleid vast
Organisaties doen er goed aan om in hun sollicitatiebeleid vast te leggen op welke wijze online informatie over kandidaten wordt verzameld en gebruikt. Duidelijke procedures helpen bij het waarborgen van de privacy, het voorkomen van discussies en het voldoen aan de AVG. In diverse online kennisomgevingen zijn hiervoor formats en praktijkvoorbeelden beschikbaar.