Vertrouwen op een Veilige werkomgeving (vertrouwenspersoon)

Heldere voorschriften

Het begint bij heldere afspraken in het ­Huishoudelijk reglement. Hoe en waar kan een medewerker zich melden als hij of zij ongewenst gedrag meemaakt? Welke mogelijkheden zijn er om het ongewenste gedrag te doen ophouden? Welk protocol wordt gebruikt om te komen tot een goed onderzoek en een passende oplossing of sanctie?

Het verdient overigens aanbeveling om het hele Huishoudelijk reglement regelmatig eens met de medewerkers te bespreken.

Vakcentrum Bedrijfsadvies heeft voor leden van het Vakcentrum een model ­Huishoudelijk Reglement opgesteld.
Dat is te vinden op www.vakcentrum.nl/modelovereenkomst. 

Inzet vertrouwenspersoon

Voor een medewerker die te maken heeft met ongewenst gedrag is het belangrijk om in vertrouwen met iemand te kunnen praten en samen met diegene naar oplossingen te zoeken. Een vertrouwenspersoon aanstellen is dan ook een belangrijke stap. Deze vertrouwenspersoon moet dan binnen de organisatie wel een strikt onafhankelijke positie in kunnen nemen.
De vertrouwenspersoon kijkt samen met de medewerker naar opties om een eind te maken aan het ongewenste gedrag. Dat kan bijvoorbeeld door het voeren van een gesprek met de veroorzaker, eventueel onder begeleiding van een neutrale gespreksleider of mediator.

Zorgvuldige behandeling

Van belang is dat een melding goed wordt behandeld. Dat betekent dat ‘hoor en wederhoor’ wordt toegepast, deugdelijk onderzoek wordt verricht, de nodige vertrouwelijkheid in acht wordt genomen en dat uiteindelijk passende maatregelen worden genomen. Hoor en wederhoor is zo belangrijk dat het negeren daarvan de maatregelen van een werkgever op losse schroeven kan zetten, hoe ernstig de kwestie ook wordt ervaren. Alle betrokkenen moeten zich kunnen uitspreken en een beschuldigde medewerker moet zich kunnen verweren. Naast de objectieve feiten en de ervaring moeten ook de intenties, de bedrijfscultuur en zelfs de privésfeer worden meegewogen.

Interne Vertrouwenspersoon Vakcentrum biedt passende training

U kunt een van uw medewerkers tot ­vertrouwenspersoon benoemen. Om hem of haar te helpen in die belangrijke taak biedt het Vakcentrum een speciale vierdaagse training waarin alle aspecten van deze rol aan de orde komen en er volop ruimte is voor oefeningen. Zie voor meer informatie en data van training de agenda.

Review

Van een cursist van een eerdere training ontvingen wij onderstaande review. Op verzoek van de cursist is de tekst geanonimiseerd.

Vorig jaar heb ik via het Vakcentrum de cursus vertrouwenspersoon gevolgd. De aanleiding om aan deze cursus mee te doen was de commotie rondom ‘the Voice’. Uit de training bleek dat de vertrouwenspersoon niet alleen een hulp is bij dit soort ongewenste omgangsvormen, maar veel meer. Het is breder dan dat. En dat maakt het nou juist zo interessant.

Het was een waardevolle training die mijns inziens erg veel kan bijdragen aan een verminderd ziekteverzuim. In deze tijden waar psychische klachten op de loer liggen, is het fijn als mensen (collega’s/werknemers) weten dat ze ergens terecht kunnen met hun verhaal of klacht, zonder dat er direct iets mee gedaan wordt en wat in vertrouwen blijft. Wat de trainster vaak aangaf tijdens haar training: een luisterend oor is vaak voldoende.

We zijn nu een tijdje onderweg en er zijn al een aantal medewerkers bij mij geweest met verschillende meldingen. Gelukkig geen heftige meldingen en geen meldingen wat betreft ongewenste omgangsvormen. Wel meldingen waar mensen mee zaten, sommige ook bijvoorbeeld met burn-out klachten. Wat zij nodig hadden was een luisterend oor.
Waarvoor ik je nu eigenlijk een mail stuur, is om te zeggen dat ik door jou bepaalde aspecten geleerd heb en geprobeerd heb om toe te passen. Luisteren, en vooral zelf laten denken en oplossen. Aangeven dat ze altijd bij me terecht kunnen en dat ze in vertrouwen dingen kunnen melden. Hierdoor zijn kleine onenigheden op de werkvloer niet geëscaleerd, maar opgelost door te praten.
Er is een zeer gewaardeerde collega niet thuis in de ziektewet geraakt, maar na een aantal maanden weer aan het werk gegaan. Met de melding naar mij toe dat ze onze gesprekken zo enorm gewaardeerd heeft.
Er is een medewerker vertrokken, gewoon omdat ze door te praten met mij inzag dat ze hier helemaal niet op haar plek zat. Ze was erg ongelukkig. En het mooie is dat ik haar hierin geen advies heb gegeven, alleen geluisterd. Alsof mensen dan zichzelf aanhoren en alles in perspectief kunnen plaatsen. Het deed me erg aan je denken. In mijn achterhoofd zag ik je voor me, ‘vaak is een luisterend oor al voldoende’.

Hopelijk blijft het alleen bij dit soort meldingen, maar het bereid me wel voor. Zo leer ik elke keer weer bij en hoop ik dat ik mensen hiermee op weg kan (blijven) helpen.

Hopelijk krijgen jullie meer mensen zover om binnen een bedrijf minimaal één vertrouwenspersoon aanwezig te laten zijn. Bij ons is er keuze tussen een mannelijk en vrouwelijk vertrouwenspersoon. Ondanks het tegenwoordige verhaal dat we één mens zijn, blijft het prettig om hier toch een keuze in te kunnen maken. Uiteindelijk gaat het erom dat iemand zich ‘vertrouwd’ moet voelen en soms speelt geslacht daar een grote rol in.

Passende sanctie en goede nazorg

Afhankelijk van de situatie dient na de klachten­procedure een adequate en tijdige maatregel te volgen. Die moet passend zijn. Dat is vaak een erg lastige beslissing. De werkgever moet niet alleen naar het slachtoffer kijken, maar ook naar de belangen van de pleger, de overige werknemers en zichzelf. Soms volgt uit het onderzoek dat de klacht niet kan worden bewezen.

Ontslag blijft de uiterste maatregel en moet worden beoordeeld op grond van alle omstandigheden van het geval. Raadpleeg altijd een jurist (van Vakcentrum Bedrijfsadvies) voordat u overgaat tot het geven van ontslag.
Bij een goede afwikkeling hoort ook een zorgvuldig na-traject. De betrokken partijen dienen wetenschap te krijgen van de maatregelen. En de werkgever moet er op toezien dat de ­werkverhoudingen op de werkvloer herstellen.

31-03-2023